Şirketin ilk yıllarında iş sahibinin pek çok işi kendi yapması doğaldır.
Müşteriyle görüşür, üretimi takip eder, satın almayı bilir, ödemeleri kontrol eder, tahsilatla ilgilenir. İşin nasıl yürüdüğünü yalnızca raporlardan değil, doğrudan yaşayarak öğrenir.
Çoğu şirket zaten böyle büyür.
Sonra işler gelişmeye başlar.
Müşteri sayısı artar.
Siparişler çoğalır.
Üretim artar.
Daha fazla satın alma yapılır.
Daha fazla para girer, daha fazla ödeme yapılır.
Bunların hepsi şirket açısından olumlu gelişmelerdir.
Fakat büyümenin başka bir tarafı daha vardır.
Şirket büyüdükçe yalnızca iş hacmi artmaz; takip edilmesi gereken konu sayısı da artar.
Bir sabah üretimde bir makinenin arızalandığını düşünelim.
Aynı saatlerde önemli bir müşteri siparişinin durumunu sorar.
Tedarikçi cevap bekliyordur.
Bir ödeme yapılması gerekir.
Tahsil edilmesi gereken bir alacak vardır.
Çalışanlardan biri gelmemiştir.
İş sahibinin bunların hiçbirine yabancı olduğu söylenemez.
Aksine, benzer durumları yıllardır kendisi yönetmektedir.
Üretimi bilir.
Müşteriyi tanır.
Tedarikçileri bilir.
Paranın nereden geldiğini, nereye gittiğini takip eder.
O güne kadar her şeyle başa çıkmıştır.
Sorun bilgisizlik değildir.
Sorun, şirketin ulaştığı hacmin artık mevcut yönetim biçimiyle taşınamamaya başlamasıdır.
Bir noktadan sonra iş sahibi günün içine daha fazla işi, daha fazla sorunu ve daha fazla kararı sığdırmaya çalışır.
Zaman artık yetmemeye başlamıştır.
Konular art arda önüne gelmektedir.
Ve evet, artık yetişemez.
Bu önemli bir dönüm noktasıdır.
Çünkü tam burada çok doğal bir karar ortaya çıkar:
“Birini işe alalım.”
Çoğu zaman gerçekten de yeni insana ihtiyaç vardır.
Yanlış olan insan almak değildir.
Yanlış olan, hangi ihtiyaca cevap vereceği belirlenmeden insan almaktır.
Yeni çalışan hangi boşluğu dolduracak?
İşler arttığında ilk refleks çoğu zaman günlük yükü hafifletmektir.
Telefonlara biri baksın.
Siparişleri biri takip etsin.
Satın almanın bir kısmını biri yapsın.
Müşterilerle biri ilgilensin.
Bunların hepsi o gün için rahatlama sağlayabilir.
Ancak asıl soru şudur:
Şirketin büyümesi hangi yeni sorumluluk alanlarını ortaya çıkardı?
Bu soruya cevap verilmeden işe alınan kişi, çoğu zaman iş sahibinin yaptığı işlerin bir bölümünü üzerine alır.
Fakat yönetim yapısında esaslı bir değişiklik olmaz.
Çünkü yeni gelen kişi neyi yapacağını bilse bile çoğu zaman;
- hangi sonuçtan sorumlu olduğunu,
- hangi kararları kendi başına alabileceğini,
- hangi noktada iş sahibine döneceğini,
- işinin şirketin diğer alanlarıyla nasıl bağlandığını
tam olarak bilmez.
Bu durumda insan sayısı artar.
Ama sorular ve sorunlar yine iş sahibine gelir.
Kararlar yine onun önünde birikir.
Sorun çıktığında yine o devreye girer.
Öncelikleri yine o belirler.
Böylece günlük işlerin bir bölümü paylaşılmış olur.
Yönetim yükü ise aynı yerde kalır.
Önce ihtiyaç tarif edilmelidir
Büyüyen bir şirkette yeni insan ihtiyacı değerlendirilirken önce bazı temel soruların cevabı verilmelidir.
- Şirket nereye gitmek istiyor?
- Bugünkü büyümenin devamında nasıl bir yapı gerekecek?
- Gerçekten kaç kişiye ihtiyaç var?
- Yeni gelecek kişinin üstleneceği iş nedir?
- Hangi sonuçtan sorumlu olacaktır?
- Hangi kararları kendi alabilecektir?
- Hangi konular iş sahibine gelecektir?
Bunlar cevaplanmadan yapılan işe alımlar çoğu zaman yalnızca bugünkü yoğunluğu azaltmaya yöneliktir.
Oysa büyüyen şirketin ihtiyacı yalnızca bugünün işini paylaşmak değildir.
Yarının yönetim yapısını da bugünden düşünmeye başlamaktır.
Burada iş sahibinin kendisine sorması gereken çok önemli bir soru daha vardır:
Ben bu sorumluluğun gerçekten başka biri tarafından taşınmasına hazır mıyım?
Çünkü sorun her zaman yalnızca çalışan tarafında değildir.
Şirket sahibi bir görevi başkasına verebilir ama kararı bırakmayabilir.
İşi verebilir ama sonucu yine kendisi takip etmek isteyebilir.
Yeni çalışan vardır; fakat kritik noktaların tamamı hâlâ iş sahibinden geçiyordur.
Bu durumda organizasyon büyür.
Ama yönetim biçimi büyümez.
İnsan sayısının artması, yönetim yapısının da geliştiği anlamına gelmez
Bir şirketin çalışan sayısının artması, yönetim açısından da aynı ölçüde geliştiğini göstermez.
Asıl gelişme; şirket büyüdükçe işlerin, sorumlulukların ve kararların da yeniden düzenlenebilmesidir.
Yeni bir insanın şirkete katılması gerekiyorsa elbette katılmalıdır.
Ama önce onun şirkette hangi sorumluluğu taşıyacağı belirlenmelidir.
Hangi işi üstlenecek?
Hangi sonucu üretmesi beklenecek?
Hangi kararları verebilecek?
Hangi noktada iş sahibine veya yöneticisine dönecek?
Bunlar netleşmeden yapılan işe alım, iş sahibinin günlük koşturmasını bir süre azaltabilir.
Fakat şirketin yönetim kapasitesini aynı ölçüde geliştirmez.
Ve bir süre sonra yeni bir sorun ortaya çıkar:
İnsanlar vardır.
Görevler dağıtılmıştır.
Ama kararlar hâlâ iş sahibinde toplanmaktadır.
Şirket büyürken bir sonraki yönetim eşiği tam da burada başlar.
Sonraki bölümde bu noktadan devam edeceğiz.